中小企业信息化建设管理方案规划设计

中小企业信息化建设管理方案规划设

计

一、信息化建设规划

公司信息化建设需要涉及整个业务流程和管理过程，它包括公司 的的经营、计划、合约、技术、质量、安全、施工、材料、设备、人 力资源以及成本管理等各个重要环节，几乎涉及公司所有人员。因此, 这将是一个非常庞大的工程。

公司信息化建设的目标是达到“一个中心、两级管控、三个集中、 四控三管一协调”的目的。为此，需要建立以项目管理系统为核心， 结合合同管理、计划管理、质量管理、材料管理、采购管理、设备管 理、客户关系管理、人力资源管理、财务管理、行政办公管理、文档 管理等功能的统一的企业管理信息平台。建立这样一个涉及公司方方 面面的系统，工作量将十分巨大，绝不可能一蹴而就。

为了有效地完成公司的信息化工作， 建议采取统一规划、分步实 施的建设方式。一次性进行公司信息化建设的整体规划， 完成需求分 析和系统的整体涉及；实施过程则按照业务的重要程度和对信息化要 求的紧迫程度和准备完善程度排序， 逐步进行实施，保证实施一块成 功一块。一方面可以保证信息化实施的有效性， 同时也可以避免一次 性投入过大，从而尽可能减少信息化建设对资金的压力

根据目前公司的现有系统情况：财务部已采用了网络版的用友财 务系统，实施了部门级的信息化；合同部则采用广联达造价软件作为 业务应用，但均为桌面系统，尚未做到联网，数据、信息没有实现共 享；其他部门均没有任何针对性的应用。因此，公司的信息化可初步 分为几大部分：

（一） 企业级办公白动化系统（OA）

建设覆盖全公司（含子分公司和各项目部）的办公白动化管理系 统。以此将日常的事务性工作先行纳入系统， 并建立各级领导与员工 使用网络和电脑进行事务管理的习惯。

　将各种日常工作的流程进行科 学的梳理和合理的规划，通过系统的建立和使用的过程，逐步改善工 作流程、规范管理、提高效率。

OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效 率和管理手段的系统。公司需要建立的协同办公 （OA）系统就是基于 现代网络技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信 息门户”为窗口，使公司内部人员方便快捷地共享信息，高效地协 同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的 信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。公司的 OA应包括一些基本的功能模块：管理工作流程、知识目录架构、信 息门户框架，以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常 OA办 公需求。

公司应用协同OA系统，总体具备以下几大价值点:

(1).落实管理制度、工作流程白动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间 的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大 量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报， 等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实 现工作流程的白动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效 率，极大的减少中间环节的摩擦。

.知识文档白动化管理的白动化

使各类的文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保

存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

.信息发布平台

内部建立一个有效的信息发布和交流的场所， 例如电子通告、新

闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术 交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播， 使员工

能够即时的了解组织内部的发展动态。

.内部通讯平台

建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个 人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

.辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、

图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公， 要

实现这个辅助办公的白动化。

.信息集成

在公司内部，已存或将要建立一系列的专业业务管理系统， 如财 务、造价、项目管理等。办公白动化系统应该跟这些企业的业务系统 实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息， 提高整 体的反应速度。

.实现分布式办公

就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域 的办公模式以及移动办公。公司的项目和分支机构分布面越来越广， 距离越来越分散，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

人力资源管理系统

由于知识经济的来临，所谓人力资本的观念已经形成，人力 资本的重要性更不下于土地、厂房、设备与资金等，甚至超越， 除此之外，人是知识的载体，为了有效运用知识，将知识发挥最 大的效用，便需要妥善的人力资源管理，才能够发挥人力资源的 最佳效用，通过建立人力资源管理系统，公司可以借由此系统， 将人力资源运用到最佳经济效益。

人力资源分为人力资源规划、人员招聘与配置、培训开发与 实施、绩效考核与实施、薪酬福利、人事管理、职业生涯管理和 员工关系管理八大模块。

（三）项目管理系统

随着行业竞争压力逐步加剧，无序竞争、过度竞争以及工程项目 微利性明显、合同毛利率低的同时，企业本身管理费用居高不下，因 此要求开展项目操作成本控制。而且，在公司规模扩张，人员快速增 加的情况下，逐渐显示出内部管理跟不上业务发展需要： 总部职能弱 化、以包代管，未能发挥公司的规模效益，诸如，资金、物资采购、 分包等，因此要求梳理总公司管理结构，提升业务链上游竞争力。

通过项目管理系统的建立，构建总公司项目管理层级体系， 彻底 理顺“高-中-低”业务管控方向以及形成“白上而下”的业务管控模 式。同时，逐步解决项目管理中存在的一些问题：

1、 项目多且分散，开户众多，资金管理相对混乱，如何及时

掌握总公司及子分公司的现金流量、流向与存量？

2、 如何发挥总公司资金的规模效益，降低资金的使用成本；

3、 如何减少企业内部交易而产生的不必要的资金流动；

4、 垫资较多，资金积压严重，回款不及时如何维持现金流动

的均衡性，防止支付危机；

5、 如何动态核算工程项目占用公司的利息，以及内部拆借的

利息；

6、 如何有效控制下属企业资金的体外循环，盘活集团资金使

用。

总而言之，工程建设项目是公司生存和发展的中心， 是公司的核 心能力，也是公司的生命线。工程项目管理能力是施工企业管理之命 脉，它创造了施工企业的价值，一切能力都是为了服务于工程项目管 理能力。因此，项目管理是公司信息化建设的核心模块。

综上分析，项目管理信息化的核心需求是：

建立企业的决策指挥中心，及时掌握项目生广状态，对公司人、

财、物、信息以及技术资源进行集中整合和统筹调度， 以数据为依据, 有效做出决策指令，最大程度的发挥企业品牌、资金、技术和资源整 合优势，提高决策效力；建立企业的多项目管理平台，实现“企业集 约化管理”和“项目精细化管理”的和谐统一，有效控制项目建造成 本，提高公司整体经营收益；对于单项目管理，进一步规范并优化项 目管理流程，做到“有计划可依，有过程可控，有监控可循，有整改 可鉴，有改进可用”，实现PDCA闭环管理。

建立企业的风险监控中心，加强异常和重大事项的监控与反馈机 制，帮助公司更有效地各种经营风险进行监控， 及时预警并采取规避 措施，降低公司整体运营风险。

二、建设模式

为更好地获得专业的IT服务，获得各个领域最优秀的软件，同 时最好地满足公司的信息化要求，建议采用 IT总包的建设模式。将

公司的信息化工作整体交由一家有实力的专业服务商进行项目总包， 由其完成公司整体信息化方案的设计和实施。

从过程上，应考虑整体规划、分步实施、平台先行的原则。平台

先行有利于信息化各系统的集成整合，也可通过平台最好地实现管理 层与作业层分离，又保证信息的无障碍沟通。整体规划、分步实施则 是保障信息化工作少走弯路，并最大限度地保护公司信息化方面的投 资的有效措施。

一个能为企业发挥巨大价值的系统，就像盖一栋美观、实用、质 量过硬的房子，必须要有完整的设计图，必须要先打好基础。体现在 信息化中总体规划和实施路线就是设计图， 而企业协同工作平台就是 基础。

三、实施步骤

根据前期的调研，公司信息化建设需要以下步骤进行是时候：

1、 项目准备阶段

这一阶段主要完成信息化项目建设规划，选择 IT总包服务商， 确定项目实施的大致时间过程和项目实施总体预算、 分年度预算以及 项目实施的总体规模和分年度规模。

设立公司内的项目实施领导机构、 工作机构，进行公司内的组织 准备和人力、财务和物资的准备。

2、 需求调研、编写解决方案

这一过程是由公司内信息化工作机构配合 IT总包服务商进行信 息化的需求调研，编写信息化系统建设的解决方案。

　确定信息化过程 中需要采用的技术，等等。

3、办公自动化系统

这一阶段的工作是由IT总包服务商进行办公白动化系统的开发,

并在开发结束后上线进行测试运行。

4、 人力资源系统

这一阶段完成人力资源管理系统的开发和上线测试。

5、 综合项目管理系统

这一阶段完成综合项目管理系统的开发和上线测试。

6、 档案、知识管理等辅助系统

这一阶段完成档案管理、知识管理等辅助系统的开发和上线测 试。

7、 数据准备

这一阶段进行上面各个系统进入实际应用前的数据准备， 即是把 公司运行过程中产生的各项数据实时地录入系统， 使系统中具有公司 运行的历史记录，可以根据准备的数据顺利地进行后续的管理工作。

8、 核心员工培训

这个过程完成信息化系统中关键岗位的员工培训， 使其能熟练掌 握系统的操作和简单的维护技能。培训结束后，信息化系统各个环节 都有人能进行操作，保证系统能够顺利的运行。并在日常管理中发挥 其作用。

9、 试点项目运行

上一阶段的培训结束后，应选择一个典型的项目进行信息化管理 的试点进行实际应用。在试点工作中，可以发现系统存在的问题，进 行修改、调整，完成了这一阶段的试点，才有可能保证全公司范围信 息化工作的成功。

10、 全员培训及推广应用

通过试点的成功，就可以进入全员培训和推广应用阶段， 进入这

个阶段，就可以基本确定公司信息化的成功了。

11、 项目验收

在全公司范围的信息化系统顺利运行一段时间以后， 项目即可以

进入验收阶段。项目验收后才是信息化工作阶段性完成的标志。

农经12-1 310612037 陈开富

■按摩技师承包协议

（以下简称甲方）

（以下简称乙方）

为适应市场需求，强化浴场内部管理，为浴场将来拓展铺下一条坚实之路，保障技师技能优异提高，效益双赢之目的，经乙方主动提出意向，经董事会考评，研究决定，同意乙方承包

工作，并负责浴场内在场 技师日常管理、培训、服务、工作，对承包工作相关事宜，甲、乙双方本着自愿协商的原则，一致同意签订本协议，具体条件如下：

一、 承包服务范围： 技师 等服务技术。

二、 甲方权益：

1、 甲方有权核定技师人数及整体素质进行考核，必须根据营业状况，甲、乙双方协商决定。

2、 在本协议期内，甲方有权根据甲方规章制度对乙方进行指导、监督和奖励。

3、 在协议期内，甲方有义务提供乙方人员食宿。

4、 甲方有权要求乙方在一定期限内推出合法新项目，乙方必须遵照执行，以提高企业竞争力。

乙

三、

1、 乙方必须自觉遵守甲方的相关制度及管理人员的监督，如乙方违反甲方规定，则按甲方规定条款予以处罚。

乙方人员在与顾客沟通之间，不得诋毁公司生誉，违者甲方有权对乙方作出处罚（视情节轻重）

3、 乙方有义务在与客人沟通中推销其它按摩项目，并了解客观存在的问题，顾客不满意的方面及时反馈给甲方高层管理人员，以便甲方不断完善内部机制，达到顾客满意。

四、 其它事项:

（四） 合同管理制度

况;

1 范围

本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;

本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。

2 规范性引用

《中华人民共和国合同法》

《龙腾公司合同管理办法》

3 定义、符号、缩 ■略语

4 职责

4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。

4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。

4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。

4.5 合同管理部门履行以下职责:

4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范;

4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量;

4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保） ，检查合同的履行情

4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；

4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;

4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;

4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,

4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:

4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”

签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意

见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案;

对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;

工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责