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    .档案员岗位职责

    时间:2020-11-26 11:23:33 来源:工作范文网 本文已影响 工作范文网手机站

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    档案员岗位职责

    档案员必须熟练掌握档案业务知识,了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。

    档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理工作。

    档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。

    档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

    各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接工作。

    档案员必须按要求做好保密工作。

    档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

    完成公司安排的其它相关工作。

    档案管理制度

    存放档案,应按照类别和保管次序,自左向右,自上而下排列。

    归档的文件材料应对照归档范围,完整、准确、系统收集。工程技术类档案应符合国家有关规定,归档的文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。

    声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规定和标准,归档要求提供拍摄时间、地点、内容、背景、作者等信息。

    4、为确保档案室的安全,应做到防火、防盗、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等,室内严禁吸烟、不得存放易燃品,管理人员下班之前要切断电源。

    5、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后尽快归还。

    各类资料进入档案室必须严格登记制度,机密资料、档案严防丢失、严防泄密事件发生。

    6、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱,档案破损或遗失现象,视情况对管理人员处以批评、罚款、直到辞退处理。

    7、要定期对库藏档案进行清理核对,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时修补和复制,库藏档案需移交或销毁时,应注册登记,保存依据。

    档案借阅、复印制度

    提出申请-领导批准-办理手续-使用档案-归还档案

    1、借阅、复印档案应先批准,再办理《档案借阅登记表》手续。

    2、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案。

    3、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(工作除处),以防丢失。

    4、借阅完毕,应立即归还,如有差错,追究当事者责任。

    5、档案借阅时间不得超过10天,确因工作需要不能按时归还,应办理延期手续。

    6、调离的员工,必须将档案材料还清后,方可办理调离手续。

    物业管理档案资料明细

    项目

    名称

    物业管理

    小区基本资料

    使用人资料

    用户须知、基本资料、物品出入登记卡

    装修资料

    装修申请表、报建批文、装修工程图纸、施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录

    维修资料

    修缮计划方案、维修申报表、派工单、维修回访记录、公共设施维修记录

    绿化养护资料

    绿化检查记录,养护记录

    清洁、保洁资料

    整改通知单,保洁日检记录

    消防管理资料

    巡视记录、检查记录、动火作业审批表、设施运行记录、火灾隐患整改通知

    安防资料

    巡视记录、检查记录、查岗记录、监控系统资料、紧急事件处理记录、车辆管理记录、巡逻记录、安全隐患整改通知。车辆进出管理记录

    设备管理资料

    设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备检查记录

    员工管理资料

    员工个人资料、员工培训计划、培训记录、员工业绩考核及奖罚记录

    服务质量反馈资料

    用户意见调查、统计记录、用户投诉及处理记录。

    文化资料

    小区文化活动计划及实施情况记录、文化活动图片及记录,传媒报导资料、文化活动场所,设施台帐及记录

    工程资料明细

    项目

    名称

    小区规划资料

    批准文件

    用地批准文件

    规划许可证、开工许可证、规划平面图

    业主/使用人姓名、产权、建筑面积清单

    工程技术资料

    竣工图、平面图、建筑、结构、设备及附属工程图纸

    地质勘查报告、工程建设投标文件、前期资料

    工程合同及竣工报告

    工程预决算

    图纸会审记录

    工程设计变更及技术核定单(包括质量事故处理记录)

    隐蔽工程验收签证

    沉降观察记录

    竣工验收证明书

    钢材、水泥等材料的质量保证书

    新材料、构配件合格证书

    水、电、电梯等设备的合格证

    砂浆、混凝土试块试压报告

    园林绿化图纸和清单

    设备清单,安装调试记录,使用注意事项、说明、质保书

    工程监理报告

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