行政助理岗位职责及工作流程

岗位：行政助理

序号

工作职责、内容：

工作标准、流程

1

负责前台话务、接待工作；

①话务：电话响，接听——询问访问部门——电话转接（按分机号，后三位数）——盖上电话

②接待：询问来访意图（来访部门）——引导来访人员大堂等待——通知各部门（人员）

2

负责文件、报刊、杂志等的收发管理；

文件、报刊、杂志、信件接收——确认盖章——收件部门分类整理（挂号、特快登记）——分发（挂号、特快专递签收）——公共阅览报刊杂志整理——盲件收回——退回邮递公司

表单\收件登记表.doc

3

公司快递服务公司联系，邮件快递；

各部门快递信息填写登记——确认核实信息——选择快递公司并联系——快件交接——索回回执单——月末核对、汇总快件及费用

4

负责办公用品的登记、采购、发放、管理；

①常用日用品：

定期申购——综合部批准——采购——库存——各部门领用、登记——定期盘点

②大宗日用品：

领用人员申购——领用人部门批准——总经理批准——报备行政部——采购——入库登记——发放

5

负责制作及复印以公司名义对外发布的文档；

拟稿人——部门审核——综合部会审——总经理审核——综合部打印发文

6

负责公司车辆调派，车辆费用统计与申报；

申请人——部门审核——综合部备案——分配车辆

附表单

7

负责保安月值班表排表，制定保安每月值班计划表，保安工作月度考核；

每月排班一次

表单\保安岗位表.xls

表单\保安月度值班表.xls

8

负责保洁员月度工作安排，保洁员月度工作考核；

固定工作岗位

9

负责保安工作检查；

每周一次

表单\保安工作检查记录表.doc

10

负责监控系统、红外系统、消控系统管理，日常抽检；

每周一次

11

负责保洁工作检查；

每周一次

表单\保洁员工作检查记录表.doc

12

负责承租户房屋使用管理；

违规即时纠正，无法处理及时上报；违规:违反合同规定，改变房屋使用。

13

负责承租户水电费、管理费、租金催缴，每月整理汇总水电费、管理费、租金，并及时协调缴纳到位，异常及时上报；

每月25日报水电表读数(水电工)——汇总制表

——收缴费用——上交财务

14

负责处理下属涉内外纠纷、投诉，并及时记录、处理，未能及时处理及时上报；

临时性工作

表单\投诉记录表.xls

15

负责招商协助工作，协助招商接待，意向了解；

外商电话/现场来访——介绍沟通——陪同查看现场——电话联系跟进——签订合同——交房——房屋设计、装修——验收——协助办理营业职照——综合部备案——日常使用管理

16

定期将自己的各项工作以书面形式向行政主管报告；

月度工作计划总结

表单\月度工作计划.xls

17

负责公司回收物品变卖工作；

①废纸废料(每周五)——寻求变卖(联系回收站)——回收站清点收货——确认收款——缴纳财务

②底座(木托盘) ——寻求变卖(联系处理商)——处理商清点收货——确认收款——缴纳财务

③料头、废铁、铁屑——寻求变卖(联系处理商)——保安/司机随行过磅——确认收款——缴纳财务

18

负责公司计划生育管理工作；

①一年安排妇检3次；

②每年1~2次街道开会；

③每3个月记录档案整理更新。

19

落实员工薪资核发及福利金、奖金、加班补贴等的正确发放；

周考勤数据导入考勤系统（异常信息：请假条、加班单、处出办事单）——月度考勤汇总核对（考勤系统）——考勤数据导出（excel）——张贴考勤及奖惩情况表——导入ERP——制作奖金附表/制作工资附表（午餐、出差、婚假、年假、病假、工伤等补贴）/岗位定级情况/社医保、公积金增减/保安、保洁工资——手工录入ERP——生成工资表——工资表分账管理——录入工资卡号——制作工资条

20

做好公司临时分派的其它工作。

服从安排